Por Ismael Pinto Aguilar, jefe de exportaciones AJ Farms SpA.
Hay trabajos que suelen pasar desapercibidos hasta que algo sale mal. En el mundo de las exportaciones, uno de ellos es el área de Comercio Exterior. Se trata, muchas veces, de un trabajo silencioso, meticuloso, poco visible… pero absolutamente crítico para que la fruta llegue a destino en tiempo y forma.
El equipo de comercio exterior es el nexo entre los programas comerciales y todos los actores que intervienen en la cadena: agencias de aduanas, freight forwarders, entidades regulatorias y también el cliente en destino. Son quienes coordinan con precisión cada documento, cada instrucción, cada ajuste de último minuto.
En la comercialización internacional de fruta fresca cada minuto cuenta. Una excelente calidad de la fruta, una coordinación logística impecable, pueden verse comprometidas si los documentos de embarque no están disponibles a tiempo. Esta etapa, a veces subestimada por su aparente carácter administrativo, puede generar retrasos costosos y afectar la calidad del producto si no se gestiona con eficacia.
A lo largo de mi experiencia trabajando en este mundo, he podido identificar varias prácticas que permiten optimizar este proceso y evitar errores que se repiten temporada tras temporada.
La importancia de entender los flujos documentales
Para poder mejorar cualquier proceso, primero hay que entenderlo a fondo. En el caso de los documentos de embarque, eso significa conocer qué documentos se requieren, quién los emite, en qué momento y qué dependencia tienen entre sí.
En un embarque típico de fruta fresca, se cruzan documentos generados por distintas partes: Instrucciones de Embarque, Packing List, Facturas Comercial y de Exportación, Certificado Fitosanitario, conocimiento de embarque (BL/AWB), Certificados de Origen, entre otros, que cada mercado pueda solicitar de forma particular.
El problema es que muchas veces no se tiene claridad sobre qué significa cada documento, y cuál es la información que debe llevar. Tampoco se visualiza fácilmente qué documento debe estar listo antes del zarpe, cuál puede gestionarse post-embarque, o cuál está condicionado a otro documento anterior.
Entender bien ese flujo —incluso antes de que salga la carga del packing— permite anticiparse a los puntos críticos, ordenar el trabajo y evitar el típico escenario de “última hora” que pone en riesgo el cumplimiento documental.
Control y tiempos críticos: que el arribo no nos pille sin documentos
En la operación de exportación, los tiempos juegan en contra. La fruta tiene una vida útil limitada, las naves tienen fecha definida y las ventanas de ventas no esperan. Por eso, tener claridad sobre cuándo y cómo se deben emitir ciertos documentos clave es fundamental para no comprometer el flujo logístico.
Algunos documentos deben gestionarse antes del zarpe, como:
- Instrucciones de embarque: idealmente enviadas al Agente de Aduanas al menos 48 horas antes del cierre documental.
- Packing List: debe ser enviado por el equipo de despacho del packing, en el momento mismo en que se despacha la carga, ya que desde aquí sale información vital para lo que viene.
- Factura Comercial: o «proforma» como la llaman, debe emitirse a la máxima brevedad posible una vez zarpada la nave, ya que con esta se tramita el CO.
- Certificado Fitosanitario: disponible 48 horas después del zarpe. Su emisión depende de la inspección previa, y de la correcta emisión de los Documentos de Despacho por parte del packing.
- Conocimiento de Embarque (BL, AWB o CRT): emitido generalmente 48 horas después del zarpe, idealmente debe ser revisado y dar visto bueno, ya que con este, también se emite el CO.
- Certificado de Origen: emitido 48 horas posteriores a la presentación de solicitud, generalmente, uno de los puntos más críticos en la gestión documental.
En mi experiencia, los cuellos de botella más frecuentes suelen estar relacionados con: retrasos en la entrega de información interna (por ejemplo, diferencias entre lo embarcado y lo planificado); las entidades emisoras como el SAG y ProChile se ven sobrepasadas en semanas críticas, donde se ven los más altos flujos de embarque; y emisión de documentos (y ni pensar cuando el documento tiene un error y debe reemitirse).
Para anticiparse a estos puntos críticos, es clave:
- Definir responsables claros para cada documento.
- Contar con la información correcta desde el inicio para emitir los documentos de forma correcta y no caer en correcciones que agregan días extra que nadie quiere.
- Usar checklists simples pero efectivas.
- Coordinar reuniones breves entre áreas (comercial, operaciones y comercio exterior) para alinear fechas e información.
La coordinación entre áreas no puede depender solo de la buena voluntad: requiere estructura, orden y herramientas de apoyo. El cierre documental no debería ser un momento de estrés, sino la confirmación de que todo el trabajo previo se hizo bien.
Más que documentos: el equipo de Comex, pilar de Atención al Cliente
El ejecutivo de comercio exterior no solo debe saber procesar documentos; debe entenderlos, anticiparse y tener la capacidad de resolver frente a escenarios cambiantes. Esto requiere conocimiento técnico y también una comprensión profunda del negocio y de los distintos mercados a los que se exporta.
Cada país tiene sus propios requerimientos: formatos específicos, exigencias fitosanitarias particulares, entidades involucradas, restricciones comerciales y hasta detalles como el orden de los campos en una factura o el número exacto de copias físicas que deben enviarse. No basta con tener una plantilla: hay que saber adaptarla a cada realidad.
Además, el ejecutivo suele ser la cara visible ante el cliente en destino. Por eso, debe desarrollar habilidades blandas que le permitan gestionar diferencias culturales, barreras idiomáticas y estilos de trabajo muy diversos. Hay clientes que valoran la formalidad, otros prefieren comunicación rápida y directa. Algunos esperan informes detallados, otros solo un correo de confirmación. Aprender a leer estos códigos y actuar en consecuencia puede marcar la diferencia entre una operación fluida y una fuente constante de fricciones.
La exportación de fruta fresca no es un proceso mecánico: es un entramado humano, técnico y comercial que requiere profesionales capaces de mirar el detalle, pero también el contexto global en el que se mueven.
Documentos bien gestionados, relaciones comerciales más fuertes
Una gestión documental eficiente no solo evita problemas logísticos: construye confianza. Cuando los documentos llegan a tiempo, sin errores y con la claridad que el cliente necesita, se proyecta profesionalismo, seriedad y respeto por el negocio del otro. Esa consistencia en el cumplimiento es lo que muchas veces define si un cliente vuelve a comprar, o si prefiere buscar otro proveedor.
Las relaciones comerciales de largo plazo no se construyen solo con buen producto; se construyen también con cumplimiento, comunicación fluida y capacidad de respuesta. Y en todo eso, el área de comercio exterior cumple un rol fundamental.
Si estás enfrentando cuellos de botella recurrentes, problemas con la emisión de documentos o simplemente crees que puedes ordenar mejor tus procesos, estaré encantado de ayudarte. A veces, solo hace falta mirar el flujo completo con una perspectiva externa para detectar puntos de mejora que están a la vista, pero que desde dentro se vuelven invisibles.
Equipo Prensa
Portal Agro Chile
